El gobernador Osvaldo Jaldo autorizó a través de un decreto la digitalización y destrucción de expedientes culminados y archivados en la Administración Central con una antigüedad mayor a 10 años, término que se computa desde la fecha del último trámite administrativo registrado bajo firma.
El objetivo principal radica en un proceso de “despapelización y digitalización de documentos y expedientes administrativos para hacer una gestión pública más dinámica y transparente”. Para tal fin el titular del PE convoca en el instrumento legal a la conformación de una comisión de Selección y eliminación de tal documentación, responsable de valorar la documentación pertinente.
El decreto establece que dicha comisión “estará integrada por tres miembros con idoneidad suficiente para clasificar los expedientes y documentación propia del área de gobierno que se trata”.
La iniciativa se justifica en “la falta de espacio físico, capacidad de almacenamiento saturado de los archivos y condiciones inapropiadas de conservación que afectan el entorno y las condiciones de trabajo del personal, además de los riesgos de incendios o proliferación de plagas”. Además, sostiene que la acumulación de documentación repercute en las finanzas públicas debido al gasto destinado al alquiler y mantenimiento de inmuebles para tal fin.
En otro apartado indica que el expurgo deberá ser anual y no podrán destruirse:
-Los expedientes administrativos que tengan valor legal, contable, fiscal, científico, histórico o cultural.
-Los documentos originales de leyes, decretos, resoluciones, memorándum, circulares, convenios suscriptos y protocolos respectivos.
-Los expedientes administrativos que involucren la situación de revista de personal, sin que previamente se haya asentado la información y actos administrativos allí emitidos, en el legajo electrónico
-Los expedientes administrativos y documentos que contengan información contable/fiscal vinculada a una causa de responsabilidad patrimonial no concluida
-Los legajos físicos de personal que puedan estar vinculados a causas de desaparición de personas y o de lesa humanidad
-Aquella documentación que la autoridad del área le asigno carácter de “conservación permanente”.
Destrucción
El decreto también menciona que los expedientes con una antigüedad menor a 10 años serán progresivamente digitalizados. “Podrán ser destruidos cuando se trate de documentación interna y/o expediente que hayan agotado su objeto y su información resulte de otros medios técnicos de conservación”.
La destrucción se realizará de manera confidencial y segura, cuando la vida útil de los documentos o su período de utilización administrativa caducó. El mandatario también dispuso en el decreto que todas las oficinas dependientes del PE remitirán todos los años hasta el 15 de marzo los expedientes y documentos cuya conservación resulte obligatoria por disposición de la autoridad o por su valor histórico, social o cultural.
